Công nghệ email như chúng ta biết ngày nay đã có mặt từ rất lâu trên thế giới và gần như không thay đổi trong nhiều năm. Một số thuật ngữ liên quan đến email được sử dụng ngày nay đã được vay mượn từ những ngày mà giao tiếp bằng giấy vẫn còn tồn tại và phổ biến. Chắc hẳn bạn đã chú ý đến các trường CC và BCC khi soạn email, vậy bạn đã bao giờ tự hỏi CC trong gmail là gì và sự khác nhau giữa CC và BCC là gì hay chưa? EMG Online sẽ giúp bạn hiểu tường tận về 2 tính năng này trong bài viết dưới đây.
CC trong gmail là gì?
CC trong email là viết tắt của cụm từ Carbon Copy, nghĩa là tạo ra các bản sao của email, nên bạn có thể hiểu đó là tính năng cho phép người gửi gửi “bản sao” của email cho một người nào đó ngoài người nhận chính, trong trường Tới: của email. Khi dùng CC để gửi email đến nhiều người cùng lúc, bạn có thể đảm bảo những người này đều có thể xem nội dung email cũng như danh sách những người nhận được email.
CC trong gmail là gì? cc là gì? bcc là gì? (Ảnh: sparkmailapp)
Ví dụ: giả sử bạn đang gửi email cho một khách hàng tiềm năng để báo giá dự án và muốn gửi một bản sao email đó cho người quản lý của mình để anh ấy luôn được cập nhật tình hình trao đổi giữa 2 bên. Trong trường hợp này, bạn sẽ nhập địa chỉ email của khách hàng tiềm năng vào trường Tới: và địa chỉ email của người quản lý của bạn vào trường CC. Như vậy là xong.
Bạn thấy đấy, ngày xưa khi hầu hết giao tiếp được thực hiện trên giấy, nếu phải tạo một bản sao thực của một lá thư, bạn phải chèn giấy than vào giữa hai tờ giấy để in lại những gì mà thư gốc viết, giống như bức hình bên dưới đây.
Trước đây người ta phải dùng giấy than để tạo ra bản sao cho văn bản, thư từ họ gửi (Ảnh: sparkmailapp)
Khi sự liên lạc dần dần thay đổi từ giấy sang email trong nhiều năm, nhu cầu gửi “bản sao” của email cho ai đó cũng dần xuất hiện. Và đó là lý do tại sao tính năng CC ra đời.
BCC trong gmail là gì?
BCC là viết tắt của Blind Carbon Copy. Cũng giống như cách CC hoạt động trong email, BCC được sử dụng để gửi một bản sao email cho ai đó. Tuy nhiên, không giống như CC, có một sự khác biệt lớn trong cách thức hoạt động của BCC.
BCC trong gmail là gì? Cách gửi BCC trong gmail (Ảnh: sparkmailapp)
Khi bạn CC một email cho ai đó, người nhận trong cả trường Tới và trường CC đều có thể thấy địa chỉ email của nhau. Trong ví dụ trên, khách hàng tiềm năng có thể thấy rằng người quản lý của bạn đã được CC trong email. Ngược lại, nếu bạn không muốn điều này xảy ra, tức là nếu bạn muốn giữ riêng tư cho người nhận bản sao, bạn hãy sử dụng tính năng BCC.
Tất cả các địa chỉ email được đề cập trong trường BCC đều được ẩn, vì vậy người nhận trong trường Tới: và CC không thể nhìn thấy chúng.
Sự khác nhau giữa CC và BCC là gì?
To và CC trong email là gì? sự khác nhau giữa bcc và cc trong gmail là gì (Ảnh: Internet)
Khi bạn CC mọi người trên email, danh sách CC sẽ hiển thị cho tất cả những người nhận khác. Ví dụ: nếu bạn CC bob@example.com và jake@example.com, cả Bob và Jake đều sẽ biết rằng người kia cũng đã nhận được email.
Trong khi đó với BCC, không ai ngoài người gửi có thể xem danh sách những người nhận BCC. Ví dụ: nếu bạn có bob@example.com và jake@example.com trong danh sách BCC, cả Bob và Jake đều không biết rằng người kia đã nhận được email.
Họ có thể xem mọi thứ khác, bao gồm danh sách người nhận qua CC và nội dung của email, tuy nhiên, sẽ không biết ai được BCC giống mình — và cũng không ai có thể xem danh sách này ngoại trừ người gửi. Vì vậy, tính năng BCC thường được sử dụng trong trường hợp cần bảo mật danh tính của người khác.
Ngoài ra, nó còn có công dụng làm gọn bớt danh sách những người nhận email, giúp email ngắn gọn hơn.
Khi nào nên sử dụng CC, BCC trong gmail?
Khi nào thì sử dụng CC để gửi mail
Về mặt kỹ thuật, tính năng CC hoạt động giống hệt trường Tới trong email. Nghĩa là, không có gì khác biệt cho dù bạn đưa địa chỉ email vào trường Tới hay trường CC, vì email sẽ được gửi đến người nhận và mỗi người trong số họ có thể xem địa chỉ email của người kia. Vậy tại sao lại vẫn phải cần tới tính năng CC này?
Điều này được tóm gọn trong một khái niệm được gọi là nghi thức email (email etiquette), hay còn gọi là quy tắc ứng xử trong giao tiếp qua email. Khi soạn email, trường Tới dành cho những người nhận mà bạn muốn gửi trực tiếp. Mặt khác, trường CC dành cho những người nhận mà họ cần biết nội dung trong email nhưng không liên quan trực tiếp. Ví dụ: Một CEO gửi email bàn việc với phòng kinh doanh thì Trưởng và Phó phòng kinh doanh là người nhận chính còn các nhân viên kinh doanh khác không trực tiếp trao đổi thì có thể CC vào.
Nói chung, nếu bạn được CC một email, bạn sẽ không cần phải trả lời hay có bất kỳ hành động nào.
Khi nào thì sử dụng BCC để gửi mail
BCC không giống CC và thực sự có rất nhiều trường hợp mà bạn có thể sử dụng tính năng đó. Vì các địa chỉ email được đề cập trong trường BCC luôn ở chế độ riêng tư và ẩn, nên bạn có thể tham khảo một số ví dụ sử dụng BCC dưới đây để mang lại lợi ích cho riêng mình.
- Khi bạn phải gửi một email đến một số lượng lớn người nhận, mà không muốn chia sẻ địa chỉ email của mọi người với nhau thì có thể sử dụng tới BCC. Ví dụ: một giáo viên trong trường cần gửi email đến tất cả phụ huynh trong lớp của cô ấy, nhưng không muốn công khai tất cả các địa chỉ email. Trong trường hợp này, cô ấy có thể đặt địa chỉ email của mình vào trường Tới và tất cả địa chỉ email của phụ huynh vào trường BCC.
- Khi bạn muốn gửi cho một người C nào đó thông tin mà bạn đang trao đổi với người B mà không muốn người B biết, thì có thể sử dụng tới BCC.
Hướng dẫn gửi mail CC và BCC
Email CC
Bước 1: Bạn bấm vào trường “CC” bên góc phải của mục soạn thảo email. Đối với các CC mail đã gửi, bạn có thể làm tương tự.
CC trong gmail là gì? Cách gửi cc trong email (Ảnh: blogchiasekienthuc)
Bước 2: Bạn điền tất cả các địa chỉ email đã phân loại tại trường CC, các email sẽ được cách nhau bằng dấu chấm phẩy hoặc dấu phẩy.
Điền những email bạn cần cc và chúng được ngăn cách bởi dấu phẩy hoặc chấm phẩy (Ảnh: blogchiasekienthuc)
Bước 3: Sau khi soạn thảo xong, bạn kiểm tra lại toàn bộ nội dung, chủ đề thư, lỗi chính tả và xem các địa chỉ email đã đủ hay chưa rồi bấm nút Gửi.
Email BCC
Bước 1: Bạn bấm vào trường “BCC” bên góc phải của khung soạn thảo email.
Cách gửi bcc trong mail (Ảnh: blogchiasekienthuc)
Bước 2: Bạn điền tất cả các địa chỉ email đã phân loại tại trường BCC, các email sẽ được cách nhau bằng dấu chấm phẩy hoặc dấu phẩy.
Điền những email bạn cần bcc và chúng được ngăn cách bởi dấu phẩy hoặc chấm phẩy (Ảnh: blogchiasekienthuc)
Bước 3: Sau khi soạn thảo xong, bạn kiểm tra lại toàn bộ nội dung, chủ đề thư, các lỗi chính tả nếu có cũng như xem các địa chỉ email đã đủ hay chưa rồi bấm nút Gửi.
Những lưu ý khi viết email
Mỗi ngày, có hàng trăm tỷ email được gửi và nhận trên toàn thế giới. Trong đó, một lượng lớn là các email dành cho mục đích công việc. Điều đó có thể thấy email được tận dụng như thế nào và để viết một email đúng tiêu chuẩn, bạn cũng cần phải đảm bảo tuân thủ những lưu ý dưới đây.
1. Sử dụng giọng điệu phù hợp
Điều đầu tiên cần phải lưu ý đó là đối tượng nhận email. Bạn cần phải biết mình đang viết email cho ai và từ đó điều chỉnh ngôn ngữ sao cho phù hợp. Email ít trang trọng hơn thư, vì vậy bạn có thể mở đầu email bằng việc viết “Xin chào”, “Chào buổi sáng”, “Thân gửi”,… nhưng vẫn nên viết “Kính gửi…” nếu bạn phải gửi email cho ai đó lần đầu tiên hoặc nếu họ là cấp trên/ đối tượng đáng kính của bạn. Tương tự, bạn cũng nên kết thúc email bằng việc viết “Trân trọng/ Thân” cho một email trang trọng. Đặc biệt, dù là mối quan hệ nào, bạn cũng đừng cảm thấy thoải mái khi sử dụng các ngôn ngữ đời thường, thông tục vào trong email như “Này các bạn”, “Yo!” Hoặc “What’s up”.
2. Tiêu đề email
Tiêu đề email là yếu tố quan trọng vì nó gây ấn tượng nên tác động vào tỉ lệ mở email (Ảnh: thegioididong)
Một yếu tố khác cần phải xem xét đó là tiêu đề email. Đây là một trong những yếu tố quan trọng gây ấn tượng mạnh mẽ với người nhận ngay từ cái nhìn đầu tiên nên bạn cần phải đảm bảo nó chỉn chu nhất có thể. Một tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn là rất quan trọng vì trong thời gian ngày nay, những người bận rộn thường quyết định có mở email hay không tùy thuộc vào tiêu đề email của bạn. Một tiêu đề email chuẩn chỉnh có thể như “Thông báo thay đổi ngày họp”, “Các câu hỏi nhanh về bài thuyết trình của bạn”,…
>>> Có thể bạn quan tâm: Email Marketing là gì? 4 điều cần thay đổi khi khách hàng hủy đăng ký Email Marketing
3. Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp
Nếu bạn làm việc cho một công ty, bạn sẽ sử dụng địa chỉ email của công ty mình. Nhưng nếu bạn đang sử dụng tài khoản email cá nhân vì bạn đang tự kinh doanh hoặc đang tìm kiếm một công việc mới, hãy lưu ý khi tạo địa chỉ email đó.
Địa chỉ email luôn phải bao gồm tên của bạn để người nhận biết chính xác ai đang gửi email cho họ. Những địa chỉ email bạn đã tạo khi còn trẻ với các nickname không phải tên thật như IloveJohn@… hoặc Beerlover@… sẽ không phù hợp với nơi làm việc!
4. Tránh viết các đoạn hội thoại ngắn (small talk) hoặc tán gẫu qua email
Các đoạn small talk có thể là một cách hay để bạn mở đầu và dẫn vào chủ đề chính của email. Tuy nhiên, nó không nên riêng tư và cá nhân thái quá. Một câu thăm hỏi đơn giản như “Dạo này bạn ra sao?”, “Mọi thứ thế nào rồi?” là đã đủ. Ngoài ra, hãy thận trọng với những câu đùa vì việc giao tiếp qua email không kèm theo giọng điệu và nét mặt chính xác để người dùng tưởng tượng như khi gặp mặt trực tiếp nên sẽ dễ gây ra sự hiểu lầm. Vậy nên, sẽ an toàn hơn nếu bạn không đùa cợt trong email trừ khi bạn hiểu rõ về người nhận.
5. Hãy thật đơn giản
Email được thiết kế để viết, đọc và hiểu một cách nhanh chóng, vậy nên bạn chỉ nên viết những chi tiết và thông tin quan trọng – và tránh làm loãng thư của bạn bằng những thông tin không cần thiết.
6. Đọc và kiểm tra lại trước khi gửi
Hãy luôn nhớ một điều đó là phải kiểm tra lại email thật kỹ trước khi nhấn Gửi. Nên đọc đi đọc lại email một vài lần, tốt nhất là đọc to đối với các email quan trọng để đảm bảo bạn không mắc lỗi chính tả hoặc ngữ pháp. Và nên nhớ, đừng bao giờ dựa vào công cụ kiểm tra chính tả tự động!
Những ý nghĩa của CC trong các lĩnh vực khác
CC trong Y học
CC chính là đơn vị đo thể tích “centimet khối” hay viết tắt là cm3. 1cc = 1ml máu. Bạn thường nghe về đơn vị này khi đi hiến máu hoặc truyền máu cho người khác.
CC trong lĩnh vực Mỹ phẩm
CC trong mỹ phẩm là viết tắt của dòng kem Color Correcting Cream, dòng mỹ phẩm dùng để trang điểm với tác dụng che khuyết điểm và nâng tông cho màu da, được yêu chuộng bởi các nhà trang điểm trên thế giới hiện nay với tên gọi quen thuộc là CC cream.
CC trong Youtube
Chắc hẳn bạn đã từng thấy cụm từ viết tắt CC trong các video Youtube. Đây là từ viết tắt cho cụm từ Closed Caption, tính năng bật phụ đề, bật dịch tiếng trong các video Youtube.
Kết
Email từ lâu đã trở thành một công cụ cốt lõi cho giao tiếp kinh doanh và việc hiểu được CC trong gmail là gì và sự khác nhau giữa CC và BCC chắc chắn là điều cần thiết giúp bạn thành thạo hơn trong việc sử dụng công cụ này. Học cách viết email sao cho đúng cho chuẩn không phải là điều đơn giản, vậy nên, bạn cần phải nắm rõ từng mục, từng yếu tố cũng như từng tính năng trong email để tránh vấp phải những nhầm lẫn không đáng có.
Tô Linh – EMG Online
Tổng hợp
Có thể bạn quan tâm: Cách sắp xếp hộp thư đến trong Gmail một cách khoa học và tiện ích
Bài viết liên quan
