DMS là phần mềm gì? Tại sao lại QUAN TRỌNG đối với các Doanh Nghiệp

Hiện nay, công nghệ 4.0 ra đời được xem là bước phát triển vượt bậc của nền công nghệ hiện đại. Thành tựu của công nghệ 4.0 chính là sự phát triển của công nghệ điện toán đám mây, trí tuệ nhân tạo, dữ liệu Big Data. Đã giúp Doanh Nghiệp loại bỏ các phương thức thủ công, giảm thiểu sai sót, thao tác nhanh chóng và chính xác. Đây cũng chính là tiền đề để hình thành Phần mềm dms, giải pháp quản lý hệ thống phân phối.

Phần mềm DMS là gì?

Phần mềm DMS (Distribution management system – hệ thống quản lý kênh phân phối) là phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp quản lý các hoạt động phân phối hàng hóa ra thị trường, diễn biến tại các kênh phân phối, bao gồm quản lý nhân viên bán hàng ngoài thị trường (Salesman), tự động hóa bán hàng, kiểm soát hàng tồn và các biến động ngoài thị trường, quản lý công nợ,…

• Không nắm được sự thay đổi của thị trường, có khá nhiều đối thủ và sự cạnh tranh khốc liệt của ngành hàng.
• Với phương thức quản lý truyền thống thì Doanh Nghiệp không nắm được đầy đủ thông tin của Khách Hàng, không thể chăm sóc tốt được đối tượng thực sự tiêu thụ sản phẩm
• Không nắm được thông tin về các chiến dịch được tung ra trên thị trường như khuyến mãi, độ phủ của sản phẩm, dẫn đến hạn chế trong phân phối và độ phủ của thương hiệu
• Không thống kê được các thông tin về tiêu thụ sản phẩm sau khi phân phối cho đại lý, dẫn đến sự hạn chế trong việc dự đoán về chiến lược sản xuất, chuỗi cung ứng.
• Lãng phí nhiều thời gian về nguồn lực để thống kê báo cáo, dữ liệu dẫn đến các quyết định kinh doanh bị chậm trễ.
• Không kiểm soát được chất lượng làm việc của nhân viên bán hàng, không nắm được thời gian làm việc thực tế của họ.
• Còn khá nhiều những vấn đề quản lý về số liệu, thị trường, doanh số, khuyến mãi,..mà phương pháp thủ công không thể đáp ứng được.

Phần mềm DMS dùng cho các đối tượng nào?

Đối tượng áp dụng: Là một trong số những phần mềm quản lý doanh nghiệp có tính ứng dụng cao, phần mềm DMS phù hợp với mọi doanh nghiệp sản xuất và phân phối, không phân biệt quy mô áp dụng, có thể là Tập đoàn – Doanh nghiệp lớn – SME hay Nhà phân phối.

Đối với những doanh nghiệp sản xuất và phân phối thì DMS là một phần mềm không thể nào thiếu được và chắc chắc đối với những doanh nghiệp có quy mô nhân viên lên đến hàng trăm hoặc có thể là hàng nghìn người thì chắc chắn DMS sẽ là một công cụ bắt buộc quan trọng.

Vậy đối với nhưng doanh nghiệp nhỏ thì sao? DMS có nhất thiết phải sử dụng không?

Câu trả lời là chắc chắn có rồi, những doanh nghiệp lớn đã áp dụng DMS để nắm bắt thị trường nhanh chóng, kiểm soát phân phối, tiết kiệm thời gian và điều quan trọng nhất là quản lý được hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên thị trường.

Quản lý bằng giấy tờ hoặc thông qua các file excel trên microsoft word giờ đây sẽ làm kém đi hiệu quả quản lý và thời gian của doanh nghiệp bạn.

Đối tượng quản lý: Phần mềm DMS kết nối các thành viên trên kênh phân phối từ Nhà sản xuất – Nhà phân phối – Đại lý/ điểm bán lẻ. Các bộ phận áp dụng như: Nhân viên bán hàng (Salesman) – Giám sát bán hàng (SS, SUP, RSM, ASM) – Kế toán bán hàng – Giám đốc bán hàng

Phần mềm giúp ích gì?

Trước hết nó là công cụ Tự động hóa bán hàng, hỗ trợ nhân viên bán hàng thao tác bán hàng theo quy trình chuẩn của doanh nghiệp, tiết kiệm thời gian, tăng chất lượng chăm sóc khách hàng và tối ưu doanh thu. Mọi thông tin một nhân viên bán hàng cần khi viếng thăm điểm bán bao gồm thông tin về khách hàng, lịch sự mua hàng, các báo cáo bán hàng; thông tin sản phẩm, chương trình khuyến mại,… để có sẵn trong ứng dụng di động của phần mềm DMS để nhân viên có thể dễ dàng tra cứu tại điểm bán.

Hãy tự động hóa bán hàng

Tự động hóa bán hàng được thể hiện rõ hơn ở tính năng gợi ý đơn hàng thông minh. Nhân viên và khách hàng sẽ không phải băn khoăn nhiều về việc nên đặt bao nhiêu hàng, sản phẩm gì là phù hợp với thực tế tiêu thụ. Phần mềm sẽ tự động đưa ra đơn hàng nên đặt, nhân viên bán hàng có thể lên ngay đơn hàng bằng ứng dụng di động và gửi về cho kế toán, giám sát qua đường truyền 3G. Các chương trình khuyến mại khách hàng được hưởng cũng tự động được tính đi kèm với đơn hàng.

Sau khi đơn hàng được gửi về, kế toán tiến hành xử lý xét duyệt, đơn hàng đang ở trạng thái nào sẽ có thông báo gửi tới giám sát và nhân viên bán hàng biết được. Quy trình bán hàng sẽ kết thúc khi hàng được xuất cho bộ phận giao hàng.

Như vậy mọi hoạt động bán hàng từ khi bắt đầu nhân viên bước chân vào điểm bán đến khi kết thúc một đơn hàng sẽ được diễn ra nhanh hơn, xuyên suốt giữa các bộ phân liên quan và có sự liên hệ chặt chẽ, trực tuyến, khắc phục được tình trạng rời rạc, không theo dõi được trạng thái đơn hàng, bỏ sót đơn hàng hoặc đơn hàng có độ trễ quá cao.

Quản lý hiệu quả làm việc của nhân viên bán hàng

Nhà quản lý có thể nắm được lộ trình viếng thăm khách hàng của nhân viên trên bản đồ số. Thông qua kết quả viếng thăm khách hàng, thời gian di chuyển và tổng thời gian làm việc của nhân viên bán hàng để đảm bảo nhân viên bán hàng có đang tích cực ngoài thị trường, việc chăm sóc khách hàng có đang được diễn ra tốt.

Đặc biệt phần mềm hỗ trợ tối ưu và phân chia hợp lý các tuyến bán hàng. Theo đó nhà quản trị có thể biết được những cửa hàng nào liên tục phát sinh doanh số, những cửa hàng nào lâu rồi chưa có đơn hàng mới, từ đó có thể sắp xếp thay đổi tần suất việc thăm khách hàng cho phù hợp với thực tế, tránh lãng phí nguồn lực đồng thời có thể chăm sóc được kĩ hơn các cửa hàng trọng tâm. Như vậy quản lý tuyến bán hàng hiệu quả có thể cải thiện nhanh chóng tình hình phân phối bán hàng của doanh nghiệp

Cập nhật thị trường

Cập nhật thị trường là một trong những điểm nổi bật và là đặc thù của phần mềm DMS. Chức năng này giúp các doanh nghiệp phân phối có thể kiểm soát được hàng tồn tại từng điểm bán, đại lý, nhà phân phối nhằm đưa ra kết hoạch sản xuất, điều phối hàng hóa phù hợp. Nắm bắt thị trường còn được thể hiện ở việc quản lý hình ảnh trưng bày hàng hóa, độ phủ khách hàng, tình trạng khách hàng,… Đây là những yếu tố quan trọng trong phân phối nhưng không hề dễ theo dõi, quản lý nếu vắng mặt phần mềm DMS.

Quản lý kết quả bán hàng tại từng kênh phân phối

Để phát triển thị trường, việc quản lý và phát triển mạng lưới phân phối cần được lượng hóa thành các chỉ tiêu như doanh thu, doanh số, đơn hàng, khách hàng thêm mới,.. của nhân viên và nhà phân phối. Từ đó xác định năng lực, hiệu quả bán hàng của từng đơn vị để có chiến lược cụ thể cho từng thị trường.

Ứng dụng phần mềm DMS giúp các chương trình hỗ trợ bán hàng, thông dòng kênh phân phối được triển khai xuyên suốt và nhất quán từ công ty đến các nhà phân phối, điểm bán. Tránh việc triển khai thiếu hoặc không chính xác ngoài thị trường.