Kế hoạch là gì ? Tầm quan trọng và quy trình để lập một kế hoạch

Kế hoạch là gì và Liệu nó có quan trọng? nhiều người nghĩ răng, kế hoạch không quan trọng, quan trọng là chúng ta làm như thế nào, và kết quả ra sao? nhưng nếu không có một kế hoạch chi tiết, người làm sẽ không biết mình đã làm đến đâu, khi nào mình đã hoàn thành. Điều đó chứng tỏ việc lập kế hoạch vô cùng quan trọng. Vậy các bước lập kế hoạch như thế nào để đạt hiệu quả tốt nhất, tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây của EMG Online nhé!

Kế hoạch là gì? Tầm quan trọng của kế hoạch

1. Kế hoạch là gì?

Kế hoạch là một nội dung và là chức năng quan trọng nhất của quản lý. Bởi lẽ, kế hoạch gắn liền với việc lựa chọn và tiến hành các chương trình hoạt động trong tương lai của một tổ chức, của một doanh nghiệp. Kế hoạch cũng là việc lựa chọn phương pháp tiếp cận hợp lý các mục tiêu định trước. Kế hoạch là xác định mục tiêu và quyết định các bước lập kế hoạch một cách tốt nhất để đạt được mục tiêu.

ke-hoach-la-gi-2

Kế hoạch bao gồm việc lựa chọn một đường lối hành động mà một công ty hoặc cơ sở nào đó, và mọi bộ phận của nó sẽ tuân theo. Kế hoạch có nghĩa là xác định trước phải làm gì, làm như thế nào, vào khi nào và ai sẽ làm. Việc làm kế hoạch là bắc một nhịp cầu từ trạng thái hiện tại của ta tới chỗ mà chúng ta muốn có trong tương lai.

2. Tầm quan trọng của kế hoạch hóa

Kế hoạch hóa là cần thiết để có thể ứng phó với những yếu tố.bất định và những thay đổi của môi trường bên ngoài và bên trong.của một tổ chức hoặc một doanh nghiệp.

Bạn sẽ quan tâm Sponsor là gì? Tips trong nghệ thuật Sponsorship Marketing bạn cần biết

Những yếu tố bất định và hay thay đổi khiến cho công tác các bước lập kế hoạch hóa trở thành tất yếu. Chúng ta biết rằng tương lai thường ít khi chắc chắn, tương lai càng xa, tính bất định càng lớn. Ví dụ, trong tương lai khách hàng có thể hủy bỏ các đơn hàng đã ký kết, có những biến động lớn về tài chính và tiền tệ, giá cả thay đổi, thiên tai đến bất ngờ…

Kế hoạch hóa sẽ chú trọng vào việc thực hiện các mục tiêu,.vì kế hoạch hóa bao gồm xác định công việc, phối hợp hoạt động của các bộ phận trong.hệ thống nhằm thực hiện mục tiêu chung của toàn hệ thống. Nếu muốn nỗ lực của tập thể có hiệu quả, mọi người.cần biết mình phải hoàn thành những nhiệm vụ cụ thể nào.

Kế hoạch hóa sẽ tạo ra hiệu quả kinh tế cao, bởi vì kế hoạch hóa.quan tâm đến mục tiêu chung đạt hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất. Nếu không có kế hoạch hóa, các đơn vị bộ phận trong hệ thống.sẽ hoạt động tự do, tự phát, trùng lặp, gây.ra những rối loạn và tốn kém không cần thiết.

Kế hoạch hóa có vai trò to lớn làm cơ sở quan trọng cho công tác kiểm tra và điều chỉnh toàn bộ hoạt động của cả hệ thống nói chung cũng như các bộ phận trong hệ thống nói riêng.

Các bước lập kế hoạch là gì?

Bạn thấy đấy, việc lập kế hoạch vô cùng quan trọng, dù trong bất cứ việc gì. Hiểu được là một chuyện, nhưng việc bắt tay vào lập kế hoạch thực tế lại là một chuyện khách. Vậy để lập kế hoạch một cách có hiệu quả. Chúng ta cần làm gì. EMG Online sẽ hướng dẫn bạn các bước lập kế hoạch dễ dàng nhất với 5 bước sau đây:

Bước 1: Phân tích môi trường

Mục đích của việc phân tích môi trường xác định những điểm mạnh điểm yếu và nhằm tìm kiếm cơ hội và phát hiện ra những thách thức đặt ra cho tổ chức.

Bạn sẽ quan tâm Tổng hợp những câu nói hay của Jack Ma giúp truyền động lực cuộc sống

Bước 2: Xác định mục tiêu

Các mục tiêu sẽ xác định các kết quả cần thu được và chỉ ra các điểm kết thúc trong các việc cần làm. Các mục tiêu đưa ra cần phải xác định rõ thời hạn thực hiện và được lượng hoá đến mức cao nhất có thể.

Hệ thống mục tiêu của tổ chức cần được phân loại dựa trên các căn cứ sau:

Tính ưu tiên của mục tiêu
Thời gian: Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn
Các bộ phận, nhóm khác nhau trong tổ chức: Gồm mục tiêu của các cổ đông, mục tiêu của ban giám đốc, mục tiêu của người lao động…

Bước 3: Xây dựng các các bước lập kế hoạch

Trong bước này cần phải tìm ra và nghiên cứu các phương án hành động để lựa chọn. Mỗi phương án bao gồm:

Các giải pháp của kế hoạch: giúp trả lời được câu hỏi phải làm gì để thực hiện mục tiêu?
Các công cụ để thực hiện mục tiêu: giúp trả lời câu hỏi thực hiện mục tiêu bằng gì?

Bước 4: Đánh giá và lựa chọn phương án tối ưu

Sau khi tìm được phương án xem xét những điểm mạnh, yếu của chúng, bước tiếp theo là phải tìm cách đánh giá các phương án theo các tiêu chuẩn phù hợp với mục tiêu và trung thành cao nhất với các tiền đề đã xác định.

Khi các bước lập kế hoạch được đưa ra xem xét đánh giá nên dựa trên một số căn cứ sau:

Phương án nào thực hiện được mục tiêu và có ảnh hưởng mạnh nhất tới mục tiêu.
Phương án nào sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức.
Phương án nào có chi phí thấp.
Phương án nào tạo được sự ủng hộ của các cấp quản lí và người thực hiện.
Phương án nào phản ánh tốt nhất hệ thống tiêu chuẩn đã chọn.

Bước 5: Quyết định các bước lập kế hoạch

Lựa chọn phương án hành động là thời điểm mà kế hoạch được chấp thuận, là thời điểm thực sự để ra quyết định.

Bạn sẽ quan tâm Core value là gì? Vì sao doanh nghiệp phải chú trọng core value?

Đôi khi việc phân tích và đánh giá phương án cho thấy rằng có hai hoặc nhiều phương án thích hợp mà nhà quản lí có thể quyết định thực hiện một số phương án chứ không chỉ dùng một phương án tốt nhất.

Lúc này cũng cần ra quyết định để phân bổ con người và các nguồn lực khác của tổ chức cho việc thực hiện kế hoạch. Tại thời điểm mà quyết định được thực hiện, việc lập kế hoạch chưa thể kết thúc mà cần các kế hoạch phụ để bổ trợ.

Sau khi quyết định đã công bố, kế hoạch đã được xây dựng xong, bước cuối cùng làm cho kế hoạch có ý nghĩa như đã nêu khi thảo luận về các kế hoạch đó là lượng hóa chúng bằng cách chuyển chúng sang dạng ngân quĩ.

Nếu điều hành tốt, ngân quỹ sẽ trở thành một phương tiện để kết hợp các kế hoạch khác nhau, đồng thời là các tiêu chuẩn quan trọng để đo lường sự tăng tiến của kế hoạch.

Tìm kiếm liên quan