Tomorrow Marketers – MECE là một phương pháp tổ chức thông tin được sử dụng bởi hầu hết các công ty tư vấn quản trị (management consulting firms). Là tên viết tắt của cụm từ: Mutually Exclusive Collectively Exhaustive, MECE giúp bạn giải quyết các vấn đề từ đơn giản tới phức tạp một cách hệ thống và hiệu quả nhờ tập trung vào những điểm mấu chốt và loại bỏ thông tin gây nhiễu.
1. MECE là gì và tại sao nên sử dụng MECE?
Nguyên tắc MECE (Mutually Exclusive Collectively Exhaustive) có thể giúp người sử dụng hiểu và khắc phục bất cứ vấn đề nào bằng cách sắp xếp từng phần của vấn đề thành các danh mục (categories). MECE được chia làm 2 phần:
Mutually Exclusive (ME) – Không trùng lặp
Trong phần đầu của MECE – Mutually Exclusive, mỗi vấn đề chỉ thuộc một nhánh và không trùng lặp ở những nhánh khác. Bởi vậy, người sử dụng MECE cần nhìn thấy được những vấn đề khác nhau trong một vấn đề lớn và chia chúng vào các danh mục khác nhau.
Collectively Exhaustive (CE) – Không bỏ sót
Nếu ME yêu cầu bạn phải nhìn mọi thứ ở góc độ gần và cẩn thận, thì CE – Collectively Exhaustive lại đòi hỏi người giải quyết vấn đề phải có óc quan sát và suy nghĩ logic, nhìn toàn cảnh bức tranh và đảm bảo không có vấn đề nào bị bỏ sót. Hãy đặt cho mình những câu hỏi như “Những yếu tố nào sẽ ảnh hưởng tới vấn đề này?” hoặc “Vấn đề nào chưa được nhắc tới?”
Ví dụ thực tế của MECE framework trong việc phân chia tệp khách hàng:
Một trong những phương pháp phân chia tệp khách hàng được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng đó chính là chia theo nhóm tuổi. Giả dụ, một doanh nghiệp có khách hàng thuộc độ tuổi từ 0-90. Nhiệm vụ của công ty lúc này là phân loại khách hàng theo độ tuổi để có thể nghiên cứu kĩ càng hơn và đề ra những chính sách bán hàng phù hợp với từng nhóm đối tượng. Dựa vào nguyên tắc MECE, chúng ta có thể chia tệp khách hàng như sau:
Các khách hàng của doanh nghiệp được chia thành các nhóm tuổi:
- 0-15 tuổi
- 16-30 tuổi
- 31-45 tuổi
- 46-60 tuổi
- 61-75 tuổi
- 76 tuổi trở lên
Với cách chia độ tuổi khách hàng như trên, chúng ta đã bao quát được tất cả khách hàng ở tất cả mọi độ tuổi (Collectively Exhaustive) và không cá nhân nào có thể xuất hiện trong nhiều danh mục (Mutually Exclusive). Khoảng cách 15 tuổi trong mỗi nhóm cũng đảm bảo rằng mỗi danh mục khách hàng không quá lớn hay quá nhỏ và giúp việc so sánh các nhóm trở nên dễ dàng hơn.
Vậy tại sao các công ty lại ưu tiên sử dụng nguyên tắc MECE? Trong các cuộc họp giải quyết vấn đề của doanh nghiệp hoặc case interview, MECE là một phương pháp được rất nhiều người yêu thích bởi sự hữu ích trong việc đánh giá và tìm ra gốc rễ của vấn đề.
- Rõ ràng và trực quan: MECE giúp bạn đưa ra một dàn ý rõ ràng và trực quan. Nhờ các phần tách biệt, chúng ta sẽ dễ dàng tập trung hơn vào bức tranh tổng quan cũng như từng vấn đề nhỏ.
- Đảm bảo mọi vấn đề đều được giải quyết: Việc sử dụng MECE đảm bảo rằng bạn không bỏ sót bất cứ mặt nào của vấn đề.
- Tăng hiệu quả cho công việc: Khi áp dụng phương pháp MECE, dự án của bạn sẽ không có sự trùng lặp trong công việc. Từ đó, việc tổ chức nhân sự sẽ rõ ràng và chi tiết hơn, đảm bảo hiệu quả cho đầu ra.
2. 5 nguyên tắc cơ bản của MECE
Để có thể áp dụng MECE một cách thành thạo và dễ dàng vào các vấn đề, đặc biệt là trong case interview – đặc sản của những tập đoàn consulting lớn, chúng ta cần nắm chắc 5 nguyên tắc cơ bản của MECE.
- Các yếu tố nhỏ không được trùng lặp: Mỗi yếu tố của vấn đề chỉ được xuất hiện một lần trong mỗi danh mục. Vì vậy, bạn cần suy nghĩ kĩ khi phân chia các mặt của một vấn đề để đảm bảo các đầu mục không chồng lên nhau.
- Tổng của các khía cạnh cần bằng vấn đề: Ở một framework hoàn chỉnh, tổng hợp của các ý nhỏ phải bằng vấn đề lớn.
- Các yếu tố nhỏ phải song song với nhau: Sau khi đã hoàn thành 2 bước trên, chúng ta cần tiến hành so sánh các khía cạnh nhỏ và đảm bảo các phần này đều đóng vai trò như nhau. Bạn sẽ không muốn so sánh các khách hàng trong khu vực Thành phố Hồ Chí Minh với những khách hàng tại khu vực Tây Nguyên, ngay cả khi số lượng khách hàng trong mỗi danh mục gần như nhau.
- Số 3 diệu kỳ: Theo Rule of Three (Luật Ba), bộ não con người sẽ không thể xử lý nhiều hơn 4 dữ liệu cùng một lúc. Bởi vậy, khi sử dụng nguyên tắc MECE, chúng ta chỉ nên chia vấn đề thành 2-4 phần nhỏ, lý tưởng nhất là 3 để có thể dễ nhớ hơn, tiện quản lý và theo dõi.
- Đảm bảo sự logic và nhất quán: Hãy kiểm tra lại framework của bạn để tránh những lỗi căn bản về logic và các giả thiết tự đặt ra để tất cả những luận điểm đều mạch lạc và có sự liên kết.
Đọc thêm: 7 bước xử gọn Business Case theo McKinsey
3. 3 cách để “MECE hóa” mọi vấn đề
Sử dụng công thức toán (algebra)
Các công thức toán học là một công cụ tuyệt vời để xử lý case theo nguyên tắc MECE, đặc biệt là khi đo lường quy mô thị trường và giải quyết các vấn đề về tài chính. Một trong những ví dụ điển hình của áp dụng toán học vào MECE là lợi nhuận (profitability framework).
Profitability framework
Chúng ta đều biết Lợi nhuận = Doanh thu – Chi phí
Trong đó:
- Doanh thu = Số lượng hàng hóa bán x Giá hàng hóa
- Chi phí = Chí phí cố định + Chi phí biến đổi
Chúng ta có framework MECE dựa trên công thức toán học như sau:
Sử dụng chuỗi cung ứng (supply chain)
Bằng cách chia chuỗi cung ứng thành từng quy trình, framework MECE sẽ được hoàn thiện và đảm bảo không yếu tố nào bị trùng lặp. Hãy áp dụng cách tiếp cận này vào chuỗi cung ứng Coca-cola làm ví dụ:
- Tìm nguồn cung ứng nguyên liệu thô
- Sản xuất Coke cô đặc
- Vận chuyển đến thị trường địa phương
- Trộn và đóng chai Coke tại thị trường địa phương
- Phân phối đến các điểm bán lẻ (ví dụ: cửa hàng, nhà bán buôn, v.v.)
Sử dụng danh sách chung (Common lists)
Cuối cùng, bạn có thể tạo khung MECE dựa vào danh sách chung những yếu tố quan trọng trong kinh doanh. Dưới đây là một vài ví dụ áp dụng cho Coca-cola:
- Sản phẩm: Coke, Diet Coke, Coke Zero,…
- Các phân phối: Mỹ, Châu Âu, Trung Quốc, Ấn Độ,…
- Chủ thể kinh doanh: Nhà cung cấp, Khách hàng, Đối thủ cạnh tranh, Cơ quan quản lý, Bản thân công ty
- Kênh phân phối: Cửa hàng bán lẻ (ví dụ: Walmart), Nhà hàng (ví dụ: McDonalds), Nhà bán buôn,…
Cách sử dụng MECE trong case interview
Case interview thường là những vấn đề giả định mà các ứng viên cần trả lời chính xác và thông minh để lọt vào mắt xanh của nhà tuyển dụng. Nguyên tắc MECE sẽ là một điểm bắt đầu tuyệt vời để bạn có thể chia nhỏ một vấn đề lớn và giải quyết từng phần, từ đó có cái nhìn tổng quan từ trên xuống dưới và các giải pháp cho vấn đề.
Một trong những câu hỏi thường gặp nhất trong các buổi case interview và có thể áp dụng nguyên tắc MECE đó chính là: “Công ty có thể phát triển theo hướng nào?”. Dựa vào MECE, bạn có thể chia vấn đề này thành các ý nhỏ như sau:
- Sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty: Hiện tại so với tương lai
- Khách hàng: Hiện tại so với tương lai
- Kênh phân phối: Hiện tại so với tương lai
Từ đó, bạn có thể sắp xếp các ý tưởng và dựa vào framework trên để trả lời các câu hỏi được đặt ra. Cách suy luận và phương pháp của bạn sẽ không bị trùng lặp, đồng thời đảm bảo giải quyết được mọi mặt của vấn đề.
Đọc thêm: 5 bước áp dụng mô hình Issue Tree trong Business Case
Tạm kết
Nguyên tắc MECE không chỉ là một công cụ hữu ích để nghiên cứu các vấn đề trong case interview mà còn giúp bạn đưa ra những giải pháp nhanh và hiệu quả hơn cho từng tình huống. Tuy nhiên, việc hiểu và sử dụng kết hợp nhiều nguyên tắc khác nhau sao cho phù hợp với vấn đề là một điều quan trọng mà một ứng viên cần nắm được. Nguyên tắc MECE cũng được ứng dụng trong khoá học Data Analysis để phân tích và xác định vấn đề dựa trên cây tăng trưởng của doanh nghiệp. Nếu bạn muốn trang bị kỹ năng và tư duy giải quyết vấn đề dựa trên data, hãy tham khảo khoá học Data Analysis nhé!
Bạn cũng có thể tham khảo khóa học Case Mastery của Tomorrow Marketers để trang bị tư duy Problem Solving cùng những phương pháp thực hành giải Case Study, để sẵn sàng chinh phục các cuộc thi và các kỳ tuyển dụng Management Trainee nhé!
Bài viết bởi Caseinterview – Biên dịch bởi Tomorrow Marketers, vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức.
Bài viết liên quan
