Trong một công ty, khách sạn hay nhà hàng, bên cạnh các vị trí sale nổi bật như Sales Man, Sales Executive, Sales Representative, Sales Supervisor… thì còn một vị trí hấp dẫn không kém chính là Sale Admin. Nếu không phải là người trong ngành thì ít ai có thể hiểu rõ và phân biệt được các cấp bậc, vị trí này. Nhưng Sales Admin là gì và công việc, cơ hội phát triển của một Sales Admin là như thế nào? Nếu bạn còn chưa rõ về những điều trên, bài viết sau đây sẽ giúp bạn giải đáp.
Tìm hiểu tổng quan về Sale admin
1. Sale admin là gì?
Sale admin (viết tắt của từ Sales Administrator) hay còn gọi là trợ lý kinh doanh có nhiệm vụ phối hợp với các bộ phận khác để hỗ trợ công việc kinh doanh. Đây là vị trí rất quan trọng, đóng vai trò then chốt về doanh thu của doanh nghiệp. Những sale admin sẽ làm việc và báo cáo trực tiếp mọi vấn đề về kinh doanh, doanh số… với trưởng bộ phận hay là giám đốc kinh doanh.
2. Mô tả công việc sale admin hàng ngày là gì?
Sale admin hay còn gọi là thư ký kinh doanh, không giống như những vị trí thư ký khác, những người làm nghề này sẽ phải tiếp xúc trực tiếp với hoạt động của phòng kinh doanh. Tùy vào quy mô của công ty và phạm vi quyền hạn, nghĩa vụ ở mỗi nơi mà sale admin có công việc khác nhau.
Tuy nhiên, nhìn chung bộ phận này sẽ đảm nhận những việc làm sau đây:
- Tiếp xúc trực tiếp với bộ phận kinh doanh nên bộ phận này có nhiệm vụ soạn thảo, chỉnh sửa và theo dõi, quản lý các văn bản hành chính, hồ sơ liên quan đến hợp đồng, báo giá, chào hàng…
- Quản lý, nhắc nhở nhân viên ở bộ phận kinh doanh làm việc đúng trình độ đồng thời tham gia lên kế hoạch, xây dựng chiến lược kinh doanh cho công ty.
- Tìm kiếm và tư vấn những dịch vụ phù hợp với khách hàng, từ đó thuyết phục và khiến họ tin tưởng sử dụng sản phẩm của công ty
- Thiết lập, giữ vai trò quan trọng trong cuộc hẹn giữa nhân viên sales và khách hàng tiềm năng
- Chăm sóc khách hàng, quản lý và thu thập những phản hồi của họ để giải quyết một cách phù hợp, thiết thực nhất. Trường hợp nếu việc này vượt quá thẩm quyền của thư ký kinh doanh thì phải trình lên cấp trên.
- Sale admin phối hợp với bộ phận kinh doanh để chăm sóc khách hàng, xử lý mọi yêu cầu, thắc mắc hay khiếu nại để khiến khách hàng cảm thấy hài lòng và có xu hướng quay lại dùng sản phẩm của công ty cao nhất.
Yêu cầu của vị trí sale admin là gì?
Những đòi hỏi về kỹ năng và chuyên môn cho nghề nghiệp sales admin hay thư ký kinh doanh này là gì?
1. Tiêu chí tuyển ứng viên cho sales admin
- Đã từng có kinh nghiệm ở vị trí làm trợ lý kinh doanh hoặc hỗ trợ kinh doanh cho công ty. doanh nghiệp
- Biết sử dụng ứng dụng những công nghệ phần mềm vào công việc như CRM và Excel
- Có khả năng tiếp thu và xử lý những số liệu về kinh doanh
- Cần phải có những kỹ năng về làm việc nhóm
- Công việc đòi hỏi bạn phải có khả năng kỷ luật cao đáp ứng được kỷ luật nghiêm ngặt deadline hàng ngày cần phải hoàn thành đúng hạn
- Tốt nghiệp các trường đại học và cao đẳng chuyên ngành về marketing, kinh tế hoặc là những chuyên ngành về kinh doanh bán hàng
2. Ứng cử viên “nặng ký” cho sale admin
Những ứng viên lý tưởng cho vị trí sales admin là những người như thế nào? Các nhà tuyển dụng thường sẽ yêu cầu những nhân viên sale admin sẽ có khả năng thích ứng nhanh với môi trường và có những kỹ năng quản trị công việc tốt, toàn diện, linh hoạt, chủ động. Những kỹ năng như vậy bạn hoàn toàn có thể tìm tòi và tích lũy khi còn ngồi trên ghế giảng đường hoặc là khi làm việc ở những công ty trong quá khứ.
Những ứng viên cũng nên có được sự thỏa hiệp và chấp nhận với mức độ cường độ đơn điệu có phần lặp lại và nhàm chán của công việc sales admin. Tuy nhiên đây cũng là cơ hội cho những ai nhanh trí và thông minh có thể tìm ra được cách thức làm việc tinh giản tối đa lượng công việc để hoàn thành công việc nhanh chóng hơn.
Kỹ năng cần có của sale admin
1. Kiến thức đa dạng
Sale admin là công việc đòi hỏi rất nhiều kĩ năng tổng hợp từ kinh tế, kinh doanh, marketing đến truyền thông. Những kiến thức về kinh tế là nền tảng để phát triển những kĩ năng kinh doanh. Marketing là cầu nối giữa sản phẩm với khách hàng, qua việc truyền thông để truyền tải tới khách hàng giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Đây là những yếu tố hình thành nền tảng chuyên môn vững chắc cho một sale admin.
2. Ham hỏi hỏi và trau dồi kiến thức
Ai cũng biết rằng lí thuyết có mối liên hệ mật thiết với thực tế. Nhưng làm thế nào để không rơi vào lí thuyết suông thì sale admin cần có sự linh hoạt để có thể áp dụng những kiến thức ấy vào thực tiễn của doanh nghiệp, đồng thời trau dồi kĩ năng về lĩnh vực chuyên môn để đạt được hiệu quả cao trong công việc.
3. Kĩ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp hiệu quả luôn được xem là yếu tố then chốt đối với sự phát triển toàn diện của một người. Vì vậy, nghệ thuật giao tiếp – hiểu người và làm cho người khác hiểu mình – là một trong những kỹ năng quan trọng cần phải rèn luyện để trở thành sale admin.
Đây là công việc có đặc thù là gặp gỡ khách hàng thường xuyên, không chỉ khách hàng mà còn đồng nghiệp trong cùng bộ phận và đồng nghiệp ở các bộ phận khác. Giao tiếp hiệu quả mới có thể dẫn tới đàm phán kí kết hợp đồng hoặc thương lượng với đối tác để có thể cân bằng lợi ích, đem đến lợi ích cho doanh nghiệp mình.
4. Kĩ năng làm việc nhóm
“Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao.”. Kĩ năng làm việc nhóm là những cách thức khiến nhiều người cùng thực hiện tốt một nhiệm vụ và hướng đến mục tiêu chung. Sale admin cần có kĩ năng làm việc nhóm hiệu quả để phối hợp được với các phòng ban khác giúp cho công việc thông suốt hơn. Một tập thể phối hợp công việc ăn ý với nhau sẽ tạo nên sự nhịp nhàng trong công việc.
5. Kĩ năng đối mặt với áp lực
Trong công việc không phải lúc nào mọi chuyện cũng thuận lợi, công việc nào cũng phải trải qua những khó khăn, thách thức nhất định. Kĩ năng đối mặt với áp lực là khả năng vẫn duy trì được hiệu quả công việc khi đối mặt với áp lực. Ứng viên cho vị trí này cần có lối tư duy tích cực để chịu được áp lực công việc cao như lập kế hoạch làm việc khoa học, thư giãn để lấy lại hứng thú và nâng cao kĩ năng giải quyết công việc.
6. Kĩ năng thuyết trình
Kỹ năng thuyết trình vô cùng quan trọng, đôi khi nó quyết định cả sự thành bại cho công việc bạn đang làm. Dù một người có hiểu biết quý giá và ý tưởng độc đáo đến đâu đi chăng nữa mà đến khi cần thiết lại không thể trình bày cho người khác hiểu thì cũng khó lòng đạt được thành công nhất định. Để trở thành một người thành công, người ta không chỉ cần trí tuệ thông minh, kiến thức uyên bác, tư duy sáng tạo mà còn phải có khả năng ăn nói, phong cách đĩnh đạc trước mọi người, đặc biệt là nếu muốn trở thành một nhà quản lý hay lãnh đạo.
7. Ngoại ngữ
Các công ty quốc tế khi đến Việt Nam họ luôn có nhu cầu tuyển dụng nhân sự người Việt nhưng không chỉ giỏi chuyên môn mà phải biết sử dụng ngoại ngữ của họ. Tiếng Anh là một ngôn ngữ quốc tế được sử dụng phổ biến nhất. Tuy nhiên hiện nay biết tiếng Anh chưa hẳn là đã đáp ứng đủ được yêu cầu của các công ty. Việc biết thêm một ngoại ngữ nữa như tiếng Trung, Nhật, Hàn,… mới tạo nên ưu thế cho ứng viên hiện nay.
Người Nhật luôn muốn nhân viên có thể giao tiếp được những từ tiếng Nhật căn bản nên bạn sẽ bất ngờ khi thấy tại các nhà máy của nhật, họ dán những hướng dẫn học tiếng Nhật ở khắp mọi nơi, thậm chí ngay cả trong Toilet. Trung Quốc, Hàn Quốc, Mỹ cũng là những quốc gia có nhiều công ty lớn đầu tư tại Việt Nam, chính sách về nhân sự, tiền lương và cơ hội nghề nghiệp luôn rộng mở đối với những ứng viên biết sử dụng ngôn ngữ của họ.
8. Tin học văn phòng
Tin học văn phòng hiện đang là kĩ năng cơ bản và cần thiết nhất đối với mọi ngành nghề, lĩnh vực. Thành thạo kỹ năng tin học văn phòng, bạn sẽ không mất nhiều thời gian loay hoay tìm hiểu những cách để thể hiện ý tưởng của mình khi cần soạn kế hoạch, làm báo cáo kết quả kinh doanh hay thuyết trình cho khách hàng.
Ngoài ra, khi hiểu rõ các thao tác và tính năng trong Microsoft Office, bạn còn có thể tận dụng hiểu biết và kỹ năng để trình bày nội dung cụ thể, rõ ràng và đẹp mắt theo cách riêng của mình. Đây cũng là cách để bạn làm việc thông minh hơn, giúp tiết kiệm thời gian để chuẩn bị thêm cho những phần việc khác và hạn chế áp lực dồn việc vào cuối ngày.
Lời kết
Hiện nay, Sale admin đang là một trong những nghề hot nhất trên thị trường việc làm. Vì vậy, bạn có thể tham khảo thêm về công việc nay thông qua bài viết của chúng tôi. Xin cảm ơn!
Tìm kiếm liên quan
- Tâm sự sale admin
- Công việc Sale Admin là gì
- Nhân viên sale là gì
- Mẫu bằng mô tả công việc admin
Nguồn: https://www.emg.com.vn/
Bài viết liên quan
