Trải qua hơn 100 năm, tại sao cho đến giờ vẫn sơ đồ Gantt vẫn là một trong những phương pháp lập kế hoạch phổ biến và hữu ích nhất trong việc quản lý dự án?
Sơ đồ Gantt (hay còn gọi là sơ đồ ngang Gantt, biểu đồ Gantt hay Gantt Chart) là loại sơ đồ dùng để trình bày các công việc, sự kiện theo thời gian. Sơ đồ sẽ gồm 2 phần chính: trục tung thể hiện tên các công việc và trục hoành thể hiện các mốc thời gian cho những công việc ấy. Nhìn vào một sơ đồ Gantt, bạn dễ dàng nắm bắt được các thông tin của từng đầu công việc và của cả dự án.
Chính vì cách bố trí thông tin đơn giản mà lại rõ ràng, trực quan nên nó đã trở thành công cụ hữu ích để lập kế hoạch, lên timeline thực hiện hoặc quản lý tiến độ dự án.
Khởi điểm của Sơ đồ Gantt
Cuối những năm 1800, kỹ sư người Ba Lan Karol Adamiecki đã phát triển sơ đồ luồng công việc trực quan mà ông gọi là “harmonogram“.
Vào khoảng năm 1910, Henry Gantt, một nhà tư vấn và kỹ sư quản lý đã đưa khái niệm của Adamiecki lên giai đoạn tiếp theo. Ông thiết kế biểu đồ để người giám sát sản xuất biết liệu công việc của họ được tiến hành trước hay sau thời hạn và đó chính là nền tảng của công cụ mà chúng ta sử dụng ngày nay.
Bạn có cần một sơ đồ Gantt không?
Sơ đồ Gantt bao gồm thanh ngang được sử dụng để minh họa dòng thời gian của dự án hoặc công việc. Mỗi thanh đại diện cho một bước trong quy trình với độ dài là biểu thị lượng thời gian mà bước đó cần để hoàn thành.
Sơ đồ Gantt là một lựa chọn tốt nếu như bạn cần:
- Trực quan vạch ra một kế hoạch dự án và dòng thời gian: Sơ đồ Gantt rất tốt trong việc hiển thị những công việc sẽ được thực hiện, thời gian thực hiện và theo thứ tự nào, tạo ra sự rõ ràng trong kế hoạch và thời gian của dự án.
- Phối hợp nhiều bên liên quan: Thông thường, nhiều đồng đội sẽ làm việc trên các phần khác nhau của một dự án cùng một lúc. Biểu đồ Gantt cung cấp cho bạn góc nhìn về tất cả các bộ phận chuyển động tại bất kỳ thời điểm cụ thể nào và khi nào nên chuyển tiếp công việc cho người tiếp theo.
- Ước tính thời gian và khối lượng công việc: Cho dù làm việc một mình hay cùng tập thể, biểu đồ Gantt cho biết bạn cần bao nhiêu thời gian và nguồn lực nhân sự để có thể phân bổ tài nguyên và sắp xếp thời hạn phù hợp.
- Gantt chart là hình thức đơn giản nhất của một lịch trình dự án, là công cụ phù hợp nếu bạn muốn cung cấp cho nhân viên và đối tác một bản tóm tắt tổng thể về lịch trình dự án.
Tại sao sơ đồ Gantt lại trở nên phổ biến đến thế?
1. Vì những ưu điểm của nó
Sơ đồ Gantt là phương thức hoàn hảo để lập kế hoạch cho những dự án: phù hợp với những công việc đơn giản, ít chồng chéo nhau, dễ dàng xây dựng và làm cho người đọc dễ nhận biết công việc và thời gian thực hiện của các công tác; thấy rõ tổng thời gian thực hiện các công việc.
2. Quản lý cùng lúc nhiều thông tin
Chỉ với cách thức trình bày đơn giản gồm 2 trục làm việc chính, Gantt chart giúp bạn nắm được rõ các thông tin cần thiết của một dự án: ai là người chịu trách nhiệm thực thi, thời điểm bắt đầu và thời hạn hoàn thành của công việc, mối quan hệ giữa một công việc với toàn bộ tiến độ dự án.
Cách thể hiện trực quan, đơn giản nhưng rất dễ hiểu và nhanh chóng nắm được các thông tin chính.
3. Nâng cao năng suất
Các thông tin về người thực hiện công việc, tiến độ thực hiện công việc được công bố công khai, giúp từng cá nhân hiểu được sự quan trọng của từng mắt xích trong dự án. Việc này giúp các thành viên chủ động hoàn thành công việc bởi họ hiểu rằng: sự chậm trễ của mình chắc chắn sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện của thành viên khác và của cả dự án.
Sự chủ động trong công việc và hoàn thành công việc với tinh thần trách nhiệm là một yếu tố thúc đẩy gia tăng năng suất.
4. Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả
Giản đồ Gantt cung cấp cho người quản lý, lập kế hoạch dự án có một cái nhìn tổng quan về dự án. Điều này giúp cho họ biết phân phối công việc sao cho hiệu quả, đảm bảo các nguồn nhân lực được sử dụng hợp lý và tối ưu. Hạn chế tình trạng quá tải công việc, đảm bảo chất lượng dự án
Cách tạo một sơ đồ Gantt trong quản lý dự án
Sơ đồ Gantt truyền thống được tạo bằng cách vẽ tay rất công phu, mỗi khi dự án có thay đổi thì cũng cần được sửa đổi hoặc vẽ lại. Điều này đã tạo nên một hạn chế lớn đối với việc ứng dụng Gantt chart. Tuy nhiên với sự ra đời của máy tính và các phần mềm, biểu đồ Gantt ngày nay có thể được khởi tạo, cập nhật và in ra một cách dễ dàng.
Bước 1: Xác định các đầu mục công việc cần thiết
Việc đầu tiên mà bạn cần làm đó là liệt kê tất cả các đầu mục công việc cần thiết để thực hiện dự án. Để xác định được các đầu mục công việc, hãy suy nghĩ về mục tiêu mà dự án bạn cần đạt, nhờ vậy kế hoạch mới thực sự mang lại sự hiệu quả. Sau khi có các danh sách công việc, bạn hãy xác định thời gian sớm nhất bắt đầu dự án và thời gian ước tính để thực hiện.
Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc
Một trong những lợi ích của sơ đồ Gantt là nó biểu diễn được mối quan hệ giữa các công việc. Sau khi có đầu mục công việc, khoảng thời gian thực hiện, hãy xác định xem công việc nào cần phải hoàn thành mới có thể thực hiện được công việc kia. Những hoạt động phụ thuộc này được gọi là những công việc “tuần tự” hoặc “tuyến tính”.
Những công việc khác sẽ “song song” – nghĩa là chúng có thể được thực hiện cùng lúc với những công việc khác. Càng nhiều các công việc song song thì tiến độ dự án của bạn càng được rút ngắn.
Xác định những nhiệm vụ song song và tuần tự trong dự án. Trường hợp nhiệm vụ này phụ thuộc nhiệm vụ khác, hãy lưu ý mối quan hệ giữa chúng. Nó giúp bạn có nắm bắt sâu sắc hơn về cách tổ chức dự án và giúp ích khi bắt đầu mô tả lịch trình hoạt động trên biểu đồ.
Trong biểu đồ Gantt, có ba mối quan hệ chính giữa các nhiệm vụ tuần tự:
- Finish to Start (FS) – Nhiệm vụ FS không thể bắt đầu trước khi nhiệm vụ trước đó (và liên quan) kết thúc. Chúng bắt đầu sau.
- Start to Start (SS) – Nhiệm vụ SS không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước đó bắt đầu. Chúng bắt đầu sau.
- Finish to Finish (FF) – Nhiệm vụ FF không thể kết thúc trước khi nhiệm vụ trước kết thúc. Chúng kết thúc sau.
- Ngoài ra còn loại thứ tư, Start to Finish (SF), rất hiếm.
Bước 3: Biểu diễn sơ đồ Gantt
Vậy là bạn đã có các dữ liệu cần thiết, giờ là lúc biểu diễn sơ đồ. Bạn có thể vẽ biểu đồ Gantt bằng tay, Excel hoặc sử dụng các phần mềm chuyên nghiệp như: Gantto, Microsoft Project, Base Wework…
Ngoài ra có một số công cụ được thiết kế dựa trên đám mây, có nghĩa là bạn và nhóm có thể truy cập tài liệu từ bất kỳ vị trí nào. (Nó giúp ích rất nhiều khi thảo luận, tối ưu hoá và báo cáo dự án.)
Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án
Khi dự án của bạn di chuyển dọc theo biểu đồ nghĩa là nó đang tiến triển. Tuy nhiên trong thời gian triển khai dự án, sẽ xảy ra rất nhiều sự thay đổi. Ví dụ như công việc A cần hoàn thành để công việc B triển khai thế nhưng công việc A lại chưa xong, vậy phải điều chỉnh tiến độ ra sao để đảm bảo chúng không ảnh hưởng đến toàn bộ dự án. Thường xuyên theo dõi và cập nhật các thay đổi để bạn có những điều chỉnh kịp thời. Điều này còn giúp bạn cập nhật thông tin về kế hoạch cho nhóm của mình và nhà tài trợ.
Lời kết
Hy vọng với những chia sẻ về sơ đồ Gantt đã giúp bạn làm việc hiệu quả hơn!
Tìm kiếm liên quan
- Ý nghĩa của sơ đồ Gantt
- Cách vẽ sơ đồ Gantt bằng tay
- Về sơ đồ Gantt cho tiến độ công việc nào đó
- Sơ đồ Gantt trong lập kế hoạch học tập
Nội dung liên quan
Bài viết liên quan
