Truyền thông nội bộ (employee communication) là gì?
Truyền thông nội bộ (TTNB) là một chuyên ngành của quan hệ công chúng, truyền thông nội bộ bắt đầu trước khi một nhân viên được tuyển vào và tiếp diễn cho đến lúc họ rời khỏi công ty. TTNB được xem là truyền thông bên trong hoặc mối quan hệ với nhân viên, tạo nên và duy trì một hệ thống truyền thông nội bộ giữa nhân viên và lãnh đạo. Đây là dòng tin hai chiều, cốt để tất cả nhân viên được tự do tham gia trao đổi thông tin.
Chính sách truyền thông (communication policy)
- Luôn cung cấp thông tin cho nhân viên về kế hoạch, mục đích, mục tiêu của tổ chức
- Luôn cung cấp thông tin cho nhân viên về các hoạt động, vấn đề hay thành tựu của tổ chức hoặc bất kỳ chủ đề nào mà họ cho là quan trọng
- Khuyến khích nhân viên cung cấp số liệu, thông tin và ý kiến đóng góp cho đội ngũ quản lý dựa trên kinh nghiệm, tầm nhìn, cảm xúc, tư duy sáng tạo và lý trí của họ
- Cân bằng với nhân viên về các vấn đề gây tranh cãi, nhạy cảm hay tiêu cực
- Khuyến khích truyền thông hai chiều liên quan đến công việc một cách trung thực, thường xuyên giữa các cán bộ quản lý và cung cấp dưới họ
- Truyền thông các quyết định và sự kiện quan trọng của tổ chức một cách nhanh nhất đến tất cả nhân viên, đặc biệt là trước khi họ biết được từ các kênh truyền thông khác. Nhân viên phải là người đầu tiên được biết
- Hình thành một văn hóa khuyến khích tư duy sáng tạo và các sáng kiến
- Quản lý và giám sát viên nên thảo luận với mỗi cấp dưới của mình về tiến bộ và vị trí của họ trong công ty
Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ đối với doanh nghiệp
1. Tăng hiệu quả kinh doanh
Để đảm bảo hoạt động thường xuyên thông suốt, thông tin liên lạc nội bộ nhanh chóng, chính xác, kịp thời là điều cần thiết. Cùng với đó truyền thông nội bộ làm tăng hiệu quả sự phối hợp giữa các phòng ban trong công ty. Các nhà lãnh đạo có thể hiểu được nhu cầu của nhân viên và làm thế nào để đáp ứng những nhu cầu đó. Điều này giúp cho tất cả vị trí điều nổ lực làm việc ở mức độ cao và đạt kết quả kinh doanh cao. Họ đóng góp nhiều hơn và cảm thấy tốt hơn về những đóng góp của họ và tổ chức để họ ở lại trong công việc và giúp chuyển các doanh nghiệp phía trước.
2. Tạo dựng và phát triển hình ảnh của doanh nghiệp
Mỗi thành viên trong doanh nghiệp chính là một hình ảnh thu nhỏ của doanh nghiệp đó. Bởi vậy, các thành viên trong doanh nghiệp phải cùng chung tay và ý thức được tầm quan trọng của mình trong việc góp phần xây dựng phát triển hình ảnh của doanh nghiệp. Việc sử dụng “sức mạnh bó đũa” sẽ mang lại hiệu quả về mặt dài hạn và tiết kiệm rất nhiều chi phí khi xây dựng văn hóa và hình ảnh doanh nghiệp.
Cần quan tâm sử dụng sức mạnh tiềm ẩn của thông báo, bản tin nội bộ trong việc phát triển văn hóa và xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp. Thông qua bản tin nội bộ, các doanh nghiệp thiết lập cho mình kênh thông tin tập trung và chuyên nghiệp. Khi đọc bản tin nội bộ của các doanh nghiệp, chúng ta sẽ thấy các vấn đề “văn hóa doanh nghiệp” được thể hiện một cách rất sinh động và gần gũi. Việc đặt tên cho các bản tin nội bộ cũng rất sáng tạo, có doanh nghiệp đặt tên cho bản tin nội bộ là “Ra khơi”, doanh nghiệp khác đặt tên là “Người dẫn đầu”.
3. Đầu tư cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp
Quan tâm đến TTNB là đầu tư cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, đồng thời góp phần nâng cao sức cạnh tranh, giúp doanh nghiệp vượt qua những thời kỳ khó khăn.
Nhân tố ảnh hưởng đến TTNB là tiếp thị nội bộ, tiếp thị nội bộ coi nhân viên là khách hàng cần được đáp ứng các nhu cầu và mong muốn của họ, là người nắm giữ các giá trị thương hiệu và truyền tải chúng đến khách hàng thực sự của mình. Tiếp thị nội bộ liên quan đến việc thuyết phục hay truyền tải ý tưởng của mình đến với nhân viên, sử dụng các kỹ thuật truyền thông nhằm phục vụ cho lợi ích doanh nghiệp.
Hiểu rõ vai trò của TTNB trong doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo sẽ có động thái đúng mực để đẩy mạnh phát triển nội bộ doanh nghiệp cũng như lợi ích lớn của công ty.
“Mỗi doanh nghiệp có một cách TTNB cho riêng mình nhưng có một triết lý chung đó là làm cho nhân viên tin rằng công ty họ đang làm việc là nơi tốt nhất!” (Tác giả Bảo Phương – chuyên gia truyền thông)
Các kênh truyền thông nội bộ hiệu quả
Doanh nghiệp nào cũng cần phải duy trì thông tin liên lạc giữa các phòng ban, các cấp quản lý. Kênh TTNB là công cụ hữu ích nhất kết nối các cấp quản lý với nhân viên. Trong bài viết dưới đây, EMG Online sẽ chỉ ra 5 phương thức TTNB hiệu quả giúp nhà quản lý tối ưu hóa hiệu quả làm việc của nhân viên.
1. Tạp chí nội bộ
Tạp chí nội bộ là phương tiện TTNB hiệu quả nhất của doanh nghiệp. Đây là một kênh truyền thông hiệu quả giúp kết nối giữa các cấp quản lý với nhân viên. Tạp chí thường được xuất bản định kỳ theo tháng. Các bài viết thường được xây dựng với nhiều chủ đề phong phú, đa dạng. Cùng với đó là các sản phẩm, truyền thông, khuyến mại của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, trong thời buổi mạng xã hội lên ngôi thì phương thức TTNB này giảm đi đáng kể. So với việc bỏ chi phí xây dựng tạp chí nội bộ mất nhiều thời gian, chi phí mà nhân viên lại “ít” quan tâm. Nhiều doanh nghiệp tập trung xây dựng TTNB qua mạng xã hội hơn.
2. Mạng xã hội nội bộ
Nhắc đến mạng xã hội nội bộ, người ta thường bỏ qua bởi nghe chừng nó chẳng có ích lợi gì. Tuy nhiên, những mạng xã hội như Facebook Workplace, Slack lại đang chứng minh điều ngược lại. Nhờ có mạng xã hội nội bộ, nhân viên dễ dàng trao đổi, gửi mail trực tiếp cho nhau mà không mất quá nhiều thời gian chờ đợi.
Các mạng xã hội nội bộ còn là một kênh TTNB hiệu quả. Nhờ có chức năng tự động lên lịch và ghi nhớ các sự kiện của công ty. Đây là một công cụ cực hữu hiệu bởi nó giúp nhân viên dễ dàng ghi nhớ các sự kiện của công ty cũng như dễ dàng kết nối nhân viên. Giúp cho quá trình trao đổi, hợp tác công việc hiệu quả hơn bao giờ hết.
3. Truyền thông nội bộ hiệu quả nhờ xây dựng kênh truyền thông thân thiện với Smartphone
TTNB thời nay không thể thiếu smartphone. Nhân viên thời nay thường có thói quen “kè kè” smartphone trong tay dù ở bất cứ đâu. Và hẳn họ chắc chắn được tiếp cận kế hoạch TTNB thông qua kênh smartphone. Dù bạn có xây dựng thông tin nội bộ trên website, bảng tin với những nội dung hấp dẫn đến thế nào đi nữa. Thì khả năng phổ cập đến toàn bộ nhân viên là “rất khó”.
Với việc xây dựng kênh truyền thông thông qua smartphone. Nhân viên có thể dễ dàng nắm bắt được thông tin nội bộ nhanh chóng dù ở bất cứ đâu. Hãy đảm bảo kênh TTNB của bạn tương thích với các thiết bị di dộng, tablet.
4. Bảng tin nội bộ
Không thể phủ nhận sức ảnh hưởng của mạng xã hội trong việc TTNB. Tuy nhiên, bảng tin vẫn là một kênh thông tin cực kỳ hữu hiệu cho mỗi doanh nghiệp. Bảng tin thường được đặt ở những nơi nhân viên có thể dễ dàng thấy nhất nhằm phổ biến những nội quy, lịch họp, chính sách thay đổi của công ty.
5. Các nhà quản lý
Không có phương thức TTNB nào hiệu quả hơn sự xuất hiện của nhà quản lý. Nhà quản lý nên có những buổi TTNB trực tiếp thông qua những buổi họp định kỳ với nhân viên. Đó có thể là các buổi họp mang tính chất chia sẻ. Hoặc hội nghị để nhân viên tự đánh giá quá trình làm việc của mình. Từ đó, các nhà quản lý đưa ra những đóng góp, đề xuất đổi mới tình hình kinh doanh.
Làm sao để xây dựng truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp hiệu quả?
1. Lắng nghe nhân viên để tìm ra phương pháp truyền thông hữu hiệu
Truyền thông nội bộ (TTNB) là một trong những diễn đàn nội bộ hữu ích cho phép nhân viên gửi các đề xuất, ý kiến của họ theo cách giấu tên. Để rồi những vấn đề đó được truyền tải đến cấp trên một cách khéo léo, phù hợp. Bằng cách này, nhân viên sẽ tích cực hơn trong việc đóng góp ý kiến với lãnh đạo, sẵn sàng đưa ra quan điểm, ý kiến cá nhân của mình, góp phần vào sự phát triển chung của cả công ty. Để nắm bắt hiện trạng TTNB trong doanh nghiệp, các nhà quản lý nên thường xuyên khảo sát ý kiến của nhân viên. Từ đó, sẽ có phương thức truyền thông phù hợp.
Lắng nghe thường quan trọng hơn cả việc truyền thông. Khi các nhà quản lý biết cách lắng nghe nhân viên của mình, hiệu quả truyền thông sẽ được cải thiện đáng kể. Để việc lắng nghe đơng giản và hiệu quả với chi phí thời gian thấp, thì một mạng xã hội nội bộ danh nghiệp luôn là cách chọn hiệu quả nhất.
2. Xác định đúng kênh truyền thông nội bộ
Để làm được điều này không cách nào khác là bạn phải thấu hiểu được nhân viên của mình. Nếu nhân viên của bạn là những người chủ động trong công việc, luôn tự giác tìm thông tin và nắm bắt tin tức, thì kênh truyền thông tốt nhất là website nội bộ, là những trang tin trên cổng tin tức doanh nghiệp. Vì đó là nơi họ hay truy cập để tìm kiếm công việc nhất. Nếu nhân viên của bạn là những người năng động, vui vẻ, hãy tổ chức cho họ những buổi team building hay thậm chí là những buổi tiệc, qua những câu chuyện, trò chơi lồng ghép vào thông điệp bạn muốn xây dựng. Điều đó sẽ khiến nhân viên cảm nhận được rõ ràng nhất.
3. Công khai các mục tiêu chung, giúp nhân viên hiểu được vai trò quan trọng của họ
“48% các doanh nghiệp không hiệu quả trong việc giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu và chiến lược kinh doanh, sự TTNB trên xuống không hiệu quả, không làm cho nhân viên hiểu và “sống” với các chiến lược ấy trong hoạt động hàng ngày”.
Bởi vậy, việc công khai các mục tiêu của công ty, nhóm và cá nhân trong doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. Mỗi cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp sẽ nhìn thấy mối quan hệ tương hỗ giữa các mục tiêu của cá nhân, bộ phận mình, qua đó hiểu được làm thế nào để đạt được mục tiêu chung, tăng tính tương tác. Chúng chính là chìa khóa giúp cải tiến sự gắn bó, yêu thích công việc và làm việc hiệu quả của mỗi nhân viên.
4. Gia tăng tương tác hai chiều
TTNB không chỉ giúp gắn kết các nhân viên, mà còn là công cụ giúp lãnh đạo và nhân viên lắng nghe, thấu hiểu lẫn nhau. TTNB trong doanh nghiệp hiệu quả là phải có sự giao tiếp, tương tác hai chiều, khuyến khích nhân viên và lãnh đạo có những trao đổi cởi mở, rút ngắn khoảng cách.
Đối với các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tìm ra công cụ phù hợp để tạo ra không gian cho lãnh đạo và nhân viên trao đổi cởi mở thì một mạng xã hội nội bộ là một ý tưởng không tồi. Mạng xã hội cũng là công cụ giúp giảm thiểu tối đa thời gian tương tác theo cách truyền thống trong doanh nghiệp. Qua đó các nhà lãnh đạo cần nắm được kỹ năng TTNB để qua đó hiểu rõ hơn mong muốn, nguyện vọng của nhân viên mình để có những điều chỉnh phù hợp cho sự phát triển chung.
Các tìm kiếm liên quan đến truyền thông nội bộ
- kỹ năng truyền thông nội bộ
- plan truyền thông nội bộ
- các công cụ truyền thông nội bộ
- ví dụ về truyền thông nội bộ
- chiến dịch truyền thông nội bộ
- xây dựng kênh truyền thông nội bộ
- thông điệp truyền thông nội bộ
- xu hướng truyền thông nội bộ 2019
Bài viết liên quan
