Bạn đã biết cách vẽ một lưu đồ quy trình nghiệp vụ sao cho đúng quy tắc và dễ hiểu với người đọc hay chưa? Bạn đã biết cách áp dụng nó? Một công cụ cực kỳ hiệu quả để giải quyết vấn đề này đó là flow diagram. Bạn có biết flow diagram là gì hay chưa. Hướng dẫn và ví dụ minh hoạ dưới đây của EMG Online có thể giúp đỡ bạn.
Flow diagram là gì?
Một quy trình nghiệp vụ là một chuỗi các nhiệm vụ lặp lại theo thứ tự nhất định mà doanh nghiệp cần thực hiện để đạt được mục tiêu kinh doanh. Vậy flow diagram là gì?
Flow diagram (hay thường được gọi là lưu đồ – sơ đồ quy trình), mặt khác, là một phương tiện đồ hoạ trực quan hóa chuỗi nhiệm vụ đó thành hình ảnh đơn giản bao gồm các bước, các điều kiện thay đổi kết quả,…
Một số lợi ích của flow diagram đối với doanh nghiệp:
- Là tài liệu đầy đủ giúp nhân viên hiểu được cách thức hoạt động của quy trình, đặc biệt là nhân viên mới (có bao nhiêu bước, cần sử dụng công cụ gì, cần hỗ trợ từ ai,…)
- Nhìn vào quy trình vận hành tiêu chuẩn, có thể phần nào đánh giá chất lượng sản phẩm đầu ra
- Làm bản tham chiếu cho tái thiết kế quy trình. Hỗ trợ bằng cách khi ánh xạ thực tiễn ngược lại lưu đồ, có thể nhận ra đâu là công đoạn cần loại bỏ hoặc cải tiến thêm
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách vẽ lưu đồ quy trình nghiệp vụ theo 3 bước cụ thể, đồng thời đưa ra 3 ví dụ giúp bạn hình dung dễ hơn về cách các yếu tố trong quy trình được phân tích và đưa vào lưu đồ.
Hướng dẫn 3 bước để vẽ (lưu đồ quy trình) cho doanh nghiệp
Nhìn thoáng qua, công việc này nghe có vẻ khá đơn giản – chỉ là vẽ sơ đồ với vài ba loại hình khối và mũi tên. Nhưng thực sự, để xây dựng được một flow diagram chính xác và logic thì không hề dễ dàng, nhất là khi trong doanh nghiệp thường có số lượng lớn các quy trình liên kết lại với nhau.. Để hiểu rõ hơn flow diagram là gì thì hãy cùng EMG Online thực hành vẽ flow diagram với 3 bước sau đây
Bước 1: Quyết định xem bạn có thực sự cần có lưu đồ quy trình hay không
Tất nhiên, việc xây dựng flow diagram chỉ có ý nghĩa khi doanh nghiệp bạn thực sự cần tới nó để tiếp tục hoạt động và/hoặc tăng trưởng kinh doanh, mở rộng quy mô nhân sự,…
Một số doanh nghiệp hiện nay vẫn còn quản lý quy trình bằng… miệng – nhân sự sẽ được mô tả và hướng dẫn trực tiếp bằng lời nói. Cách làm này thực ra vẫn có thể hoạt động tốt ở các đơn vị quy mô nhỏ với một vài quy trình đơn giản, lặp đi lặp lại.
Các doanh nghiệp hiện đại thì không dừng ở đó.
Nếu bạn mong muốn “văn bản hoá” trình tự các bước thành một quy trình nghiệp vụ hoàn chỉnh, bạn cần có lưu đồ.
Nếu bạn tham vọng sẽ “số hoá” quy trình khi tham gia vào giai đoạn chuyển đổi số kế tiếp, hãy chuẩn bị trước thật kỹ bản lưu đồ và các hướng dẫn liên quan.
Bước 2: Thu thập thông tin chính xác về cách quy trình hoạt động
Trừ khi bạn chính là người tham gia trực tiếp vào tất cả các quy trình nghiệp vụ hằng ngày của doanh nghiệp, bạn cần tìm hiểu để biết rõ hơn tất cả các thông tin chi tiết có liên quan nếu muốn vẽ được một lưu đồ quy trình chuẩn xác.
Ngay cả khi quy trình có vẻ đơn giản hoặc thời gian diễn ra chỉ khoảng 1-2 ngày, mọi chi tiết dù nhỏ nhất đều cần quan tâm tới. Ví dụ:
- Mục đích của quy trình này là gì? Tên gọi chính xác của nó?
- Quy trình này bao gồm bao nhiêu bước? Tên gọi của các bước là gì?
- Ai là người phụ trách bước này? Một người duy nhất hay luân phiên theo từng người của đội nhóm?
- Bước này có hướng dẫn mô tả cụ thể không? Có giới hạn thời gian là bao nhiêu tiếng?
- Sau bước này có hai khả năng sẽ xảy ra. Nếu xảy ra khả năng A, quy trình vẫn được giữ nguyên như cũ chứ? Trong trường hợp xảy ra B, có phải cần quay trở lại bước trước đó và lặp lại một đoạn quy trình, hay sẽ dẫn sang một nửa sau quy trình hoàn toàn khác?
- Có sự kiện nào có thể khiến bạn đi chệch khỏi một quy trình chuẩn hay không?
- Có khi nào ngay từ bước số 2 đã cho ra output thành công và kết thúc quy trình? Hoặc bạn nhận ra input không đủ và quy trình là thất bại?
Bước 3: Bắt tay vào vẽ lưu đồ quy trình
Khi bạn đã có trong tay đủ các thông tin về cách một quy trình hoạt động trên thực tế, cùng bắt đầu “vẽ” lại chúng thành lưu đồ.
Dưới đây là các ký hiệu cơ bản được quy định khi vẽ lưu đồ quy trình nghiệp vụ:
Ghi nhớ các ký hiệu sau khi xây dựng và đọc – hiểu các flow diagram
Với các ký hiệu chung đó, bạn có thể vẽ lưu đồ quy trình cho doanh nghiệp theo 3 cách khác nhau:
Cách thứ nhất: Dùng bút và giấy
Đây là cách đơn giản nhất, bạn chỉ cần lấy một mảnh giấy, một cây bút và bắt đầu vẽ ra một bản cứng của lưu đồ. Bạn có thể dùng thêm thước kẻ để sản phẩm thủ công này trông có vẻ đẹp đẽ và trang trọng hơn.
Sau khi vẽ, bạn có thể chụp ảnh lại để lưu vào bộ nhớ nào đó, hoặc chừa lại một bản cứng cất giữ trong kho sau khi photocopy ra và phân phát nó tới tất cả những người có liên quan trực tiếp tới quy trình nghiệp vụ.
Cách thứ hai: Dùng các công cụ để vẽ “digital flowchart” trên thiết bị
Rất có thể, bạn sẽ muốn lưu đồ của mình được vẽ dưới dạng bản mềm kỹ thuật số. Điều này giúp bạn dễ dàng hơn nhiều trong việc thực hiện các chỉnh sửa, lưu trữ cũng như chia sẻ nó với nhân viên,…
Ở mức độ cơ bản, bạn có thể dùng Microsoft PowerPoint, Paint hoặc các phần mềm thiết kế đồ họa chuyên dụng như Adobe Illustrator (Ai), Adobe Photoshop (Ps),… Cao cấp hơn, các công cụ hỗ trợ tạo sơ đồ trực tuyến như LucidCharts là một sự lựa chọn không tồi nếu bạn muốn sản phẩm đạt tới trình độ chuyên nghiệp hoặc doanh nghiệp có số lượng lớn lưu đồ cần xây dựng.
Cách thứ ba: Dùng phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ (BPMS)
Chức năng của Phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ (BPMS) không phải là vẽ lưu đồ, nhưng chúng có thể thiết lập và tự động hóa mọi quy trình nghiệp vụ.
Nhiệm vụ trọng tâm của một Phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ (Business Process Management Software – BPMS) là xây dựng và vận hành tự động các quy trình từ đầu đến cuối, sau đó phân tích chúng, đồng thời thực hiện các cải tiến và giám sát để liên tục tối ưu những quy trình đó.
Thông tin về từng bước thực hiện sẽ được mô tả chi tiết với deadline, người thực hiện, người phụ trách, tiêu chuẩn hoàn thành, file đính kèm,… Khi nhiệm vụ đi đến bước nào thì hệ thống sẽ bắn thông báo tự động cho người nhận việc. Không có độ trễ, không có sai sót hay quên việc xảy ra, nhìn vào phần mềm là ngay lập tức thấy được tiến độ của công việc.
Điểm cộng lớn khi sử dụng phần mềm là doanh nghiệp chỉ cần set up một lần duy nhất cho mỗi quy trình, nhân viên và các đầu việc cứ thế chạy theo luồng trôi chảy. Bạn thậm chí còn chẳng cần đào tạo nhân viên cách ghi nhớ lưu đồ: Họ chỉ cần thao tác kéo-thả ở phần việc của họ thôi, còn lại phần mềm sẽ tự động xử lý.
3 lưu đồ quy trình nghiệp vụ phổ biến trong doanh nghiệp
Một doanh nghiệp có thể có vô số quy trình nghiệp vụ,.tương ứng với tất cả phòng ban/đội nhóm của Marketing,.sales, Hành chính – Nhân sự, Sản phẩm,.Chăm sóc khách hàng,… hoặc bất cứ sự cộng tác nào đóng vai trò kết nối ở giữa. Bài viết này sẽ lấy ví dụ về 3 quy trình quen thuộc.mà doanh nghiệp nào cũng cần để bạn hiểu.rõ hơn flow diagram.
1. Lưu đồ quy trình onboarding nhân viên mới
Mọi nhân viên mới đều cần onboarding để.có thể làm quen với công việc và văn hoá doanh nghiệp,.nhưng cách triển khai quy trình onboarding ở mỗi nơi là khác nhau. Đây là các bước cơ bản:
- Nhân viên mới hoàn thành hồ sơ giấy tờ và thủ tục pháp lý
- Hồ sơ này trải qua quá trình phê duyệt.của bộ phận HR và quản lý cấp cao của công ty
- Nhân viên HR giới thiệu về cấu trúc cũng như các quy định của công ty
- Nhân viên quản lý tài nguyên nội bộ bàn giao trang thiết bị làm việc,.tài khoản đăng nhập, đồng phục, mã chấm công,…
Và đây là lưu đồ quy trình onboarding:
2. Lưu đồ quy trình phê duyệt công văn
Như bạn có thể đã biết, việc luân chuyển công.văn qua lại giữa nhiều email để phê duyệt đòi hỏi độ.chi tiết và độ chính xác cao. Chưa kể tới việc chỉnh sửa rất dễ khiến chúng bị thất lạc,.nhầm lẫn hoặc bỏ quên trong một hòm thư nào đó.
Đây là các bước cơ bản bạn có thể dùng.để xét duyệt các loại công văn, hồ sơ giấy tờ:
- Công văn được gửi đi
- Nếu công văn không được chấp thuận, quá trình bị huỷ bỏ
- Nếu công văn được chấp thuận, chỉnh sửa theo yêu cầu
- Lưu trữ công văn trong một thư mục được quy định trước
- Tự động gửi email xác nhận xét duyệt thành công tới người gửi công văn
Và đây là lưu đồ của quy trình xét duyệt công văn, hồ sơ giấy tờ:
3. Lưu đồ quy trình ứng phó với sự cố phát sinh
Doanh nghiệp nào cũng nên có một kế hoạch dự phòng cho các rủi ro tiềm ẩn và sẵn sàng phát sinh thành sự cố.
Mặc dù bạn có thể phần nào đoán được những điều sắp xảy ra, nhưng một chiến lược về cách phản ứng trong những tình huống như vậy là cần thiết để nhân sự của bạn không hoảng loạn.
Lấy ví dụ về các bước xử lý một cuộc tấn công vào hệ thống an ninh mạng trong công ty bạn:
- Trường hợp khẩn cấp được báo cáo bởi một nhân viên công ty sau khi phát hiện ra có một USB lạ đang cắm vào máy tính của họ
- Các mối đe dọa được đánh giá bởi đội an ninh. Nếu báo động sai hoặc vấn đề nhỏ dễ dàng giải quyết, quá trình kết thúc
- Nếu đây là mối đe doạ thực sự nguy hiểm, gửi email khẩn cấp tới ban lãnh đạo công ty
- Ban lãnh đạo và đội an ninh tổ chức cuộc họp khẩn cấp
- Đề xuất giải pháp và triển khai
- Nếu giải pháp không hiệu quả, quay lại tổ chức một cuộc họp khác. Nếu có hiệu quả như mong đợi, hoàn tất quy trình.
Cùng xem lưu đồ của quy trình ứng phó với sự cố phát sinh:
Hầu hết những người muốn xây dựng quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp đều tìm hiểu về lưu đồ hay còn gọi là flow diagram. Qua bài viết này bạn đã hiểu flow diagram là gì. Vẽ được chúng thành hình trên giấy tờ đã dễ dàng hơn với những hướng dẫn cụ thể, cái khó ở đây chính là bạn có triển khai những quy trình đó vào thực tế chính xác và hiệu quả hay không. Chúc bạn thành công.
Tìm kiếm liên quan
- Workflow diagram
- Data flow diagram
- Flow diagram
- Control flow diagram
- Screen flow diagram
- Process workflow diagram
Nguồn: https://www.emg.com.vn/
Bài viết liên quan
